BUSINESS CASE DOCUMENT

Dokumen Business Case adalah bagian dari dokumen manajemen proyek yang menjelaskan tentang manfaat proyek yang sesuai atau bahkan lebih dari biaya yang digunakan untuk proyek tersebut dan juga menjelaskan kenapa usulan proyek ini pantas untuk dilanjukan menjadi proyek. Business Case disiapkan selama fase inisiasi proyek dan tujuannya adalah untuk memasukkan semua tujuan, biaya, dan manfaat proyek untuk meyakinkan pemangku kepentingan tentang nilai usulan proyek tersebut.

Business Case adalah dokumen proyek yang penting untuk membuktikan kepada klien, pelanggan, atau pemangku kepentingan bahwa proyek yang diusulkan adalah investasi yang baik. Kebutuhan akan business case adalah mengumpulkan penilaian tentang keuangan, proposal, strategi, dan rencana pemasaran dalam satu dokumen dan menawarkan gambaran lengkap tentang bagaimana proyek tersebut akan menguntungkan organisasi. Setelah business case disetujui oleh pemangku kepentingan proyek, selanjutnya dapat memulai fase perencanaan proyek.

Proyek dapat gagal tanpa memiliki business case yang solid untuk dijadikan landasan, karena dokumen ini diperlukan untuk memulai proyek dan merupakan dasar untuk piagam proyek dan rencana proyek

Seorang Analis bisnis TI (IT Business Analyst) bertanggung jawab untuk menggali informasi untuk menyusun dokumen Business Case dengan menggunakan metode dan Teknik agar dapat melengkapi dokumen Business Case. Untuk menjadi seorang profesional IT Business Analyst tentunya harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang cukup, oleh karena itu, DBI menyediakan pelatihan dan juga ujian Sertifikasi Kompetensi untuk IT Business Analyst.

Tahapan Membuat Business Case

Tahap 1 - Mengidentifikasi Masalah atau Peluang Bisnis

Proyek memiliki tujuan. Biasanya, proyek diprakarsai untuk memecahkan masalah bisnis tertentu atau menciptakan peluang bisnis.

Pekerjaan pertama adalah mencari tahu apa masalah atau peluang itu, mendeskripsikannya, mencari tahu dari mana asalnya, dan kemudian membahas kerangka waktu yang diperlukan untuk menghadapinya.

Tahap 2 - Mengidentifikasi Solusi Alternatif

Bagaimana tahu apakah proyek yang dilakukan adalah solusi terbaik untuk masalah yang dijelaskan di atas? Secara alami, memilih solusi yang tepat itu sulit, dan jalan menuju kesuksesan tidak diaspal dengan asumsi yang tidak berdasar.

Salah satu cara untuk mempersempit fokus untuk memperjelas solusi yang tepat adalah dengan mengikuti enam langkah berikut (setelah penelitian yang relevan, tentu saja):

1)      Perhatikan solusi alternatif.

2)      Untuk setiap solusi, hitung manfaatnya.

3)      Juga, perkirakan biaya yang terlibat dalam setiap solusi.

4)      Kemudian cari tahu kelayakannya.

5)      Membedakan risiko dan masalah yang terkait dengan setiap solusi.

6)      Terakhir, dokumentasikan semua ini dalam dokumen business case.

Tahap 3 - Merekomendasikan Solusi Pilihan

Selanjutnya perlu memberi peringkat solusi, tetapi sebelum melakukan itu sebaiknya siapkan kriteria, mungkin memiliki mekanisme penilaian untuk membantu memprioritaskan untuk memilih solusi terbaik yang tepat.

Beberapa metodologi yang dapat diterapkan meliputi:

1)      Berikan skor 1-10 pada biaya dan manfaat solusi

2)      Berdasarkan skor, apa yang paling penting buat bisnis

3)      Tambahkan kompleksitas untuk tiap skor

Terlepas dari pendekatan, setelah menjumlahkan angka, solusi terbaik untuk masalah akan menjadi jelas. Sekali lagi, proses ini juga didokumentasikan dalam business case.

Tahap 4 – Menjelaskan implementasi solusi

Setelah mengidentifikasi masalah atau peluang bisnis dan bagaimana mencapainya, sekarang harus meyakinkan pemangku kepentingan bahwa solusi yang ditawarkan benar dan memiliki cara terbaik untuk menerapkan proses untuk mencapai tujuan. Itu sebabnya dokumentasi sangat penting; hal ini menawarkan jalur praktis untuk memecahkan masalah inti yang diidentifikasi.

Business Case Template

Template dokumen business case dapat diperoleh saat mengikuti pelatihan IT Business Analyst, laporan ini akan menjadi bukti untuk mengikuti ujian sertifikasi kompetensi IT Business Analyst. Pembahasan template business case akan dibahas pada topik berikutnya tentang skema sertifikasi kompetensi IT Business Analyst.